Tuyển dụng chuyên viên mua hàng

Chuyên viên mua hàng là một nghề “hái ra tiền” được nhiều người chọn hiện nay. Các chuyên viên này có thể làm việc tại các công ty nội địa hoặc các công ty thu mua quốc tế. Vậy chuyên viên mua hàng là gì, họ cần có những kỹ năng nào, đóng vai trò gì trong chuỗi cung ứng? Cùng  Học viện Logistics Việt Nam tìm hiểu về chuyên viên mua hàng ở nội dung bên dưới!

Chuyên viên mua (Purchasing Specialist) là gì?

Chuyên viên mua hàng là những người chịu trách nhiệm trong việc mua hàng và quản lý các hoạt động mua sắm của doanh nghiệp nội địa hoặc quốc tế. Thuật ngữ tiếng Anh dành cho các chuyên viên mua hàng là Procurement Specialists hoặc Purchasing Specialists.

Nhiệm vụ của các chuyên viên mua hàng là phải đảm bảo được nguồn cung ứng đầu vào, tìm kiếm nguồn hàng và đảm bảo chất lượng, giá thành của nguồn hàng. Những chuyên viên này phải giỏi về các công nghệ kỹ thuật số để mua hàng nhanh chóng trong thời kỳ giao dịch số đang phát triển.

Vai trò của người mua hàng

Chuyên viên mua hàng đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động cung ứng, mua hàng của doanh nghiệp. Các chiến lược kinh doanh, tăng thu và lợi nhuận của một doanh nghiệp sẽ quyết định rất nhiều bởi người mua hàng.

Chuyên viên mua hàng cần phải tìm nguồn hàng giá tốt, đàm phán giá để mua được hàng hóa với mức giá tiết kiệm nhất. Đồng thời với quá trình này họ cũng cần am hiểu về vận chuyển hàng hóa, thủ tục xuất kho cũng như chịu trách nhiệm về quản lý các hồ sơ, tài liệu, hợp đồng, chứng từ và kiêm luôn các vấn đề về lưu kho, bảo quản hàng hóa trong kho và kiểm tra hàng tồn kho.

Nhu cầu nhân lực 

Một Purchasing Specialist giỏi cần phải có rất nhiều kỹ năng. Công việc này cũng đang thu hút nhiều nguồn nhân lực. Để có thể trở thành một người mua hàng chuyên nghiệp, chuyên viên mua hàng cần đạt đến các kỹ năng sau:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận, ban ngành trong doanh nghiệp cũng như các đối tác kinh doanh.
• Nắm bắt thị trường tốt, am hiểu về sản phẩm, nhà cung cấp và biết cách chọn nguồn hàng phù hợp với lĩnh vực mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
• Soạn thảo hợp đồng, am hiểu chứng từ, giỏi quản lý hàng hóa và đàm phán, đặt đơn đến các nhà cung ứng.
• Giám sát và kiểm tra mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa. Lập báo cáo chi tiết về nguồn hàng tồn kho, nguồn hàng nhập vào và các thông tin liên quan đến hàng hóa thường xuyên.
• Giải quyết tốt các sự cố và rủi ro khi mua hàng. Giỏi ít nhất 2 ngoại ngữ là tiếng Trung và tiếng Anh để mua hàng trên nhiều thị trường khác nhau.

Khó khăn – thách thức đối với chuyên viên mua hàng

Nghề mua hàng phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức. Chuyên viên mua hàng cần biết những trở ngại mà mình có thể gặp phải khi dấn thân vào nghề này. Chẳng hạn như:

• Lãnh đạo thu mua sẽ gây áp lực và đưa nhiều trách nhiệm, việc phải làm lên người thu mua. Cần phải có mối quan hệ tốt với các ban ngành, biết cách xử lý tình huống để làm việc trong thời gian nhanh, hoàn thiện đúng tiến độ đề ra.
• Quản lý ngân sách thu chi xong mua hàng, quản lý giá thành lên xuống của hàng hóa qua các thời điểm. Đây là một bài toán khó để cân bằng giá trị hàng hóa và đàm phán giá.
• Cần xử lý rất nhiều giấy tờ, đơn hàng, quản lý vận đơn và rất nhiều hợp đồng, thủ tục phức tạp.
• Thống kê dữ liệu mua hàng không chính xác hoặc nguồn hàng đột nhiên tăng giá, khan hiếm dẫn đến khó khăn trong việc mua hàng. Chuyên viên mua hàng giỏi cần có chiến lược mua hàng, tầm nhìn xa để nguồn hàng của doanh nghiệp không bao giờ bị gián đoạn.

Đối tượng có thể làma chuyên viên mua hàng

Purchasing Specialist không giới hạn về độ tuổi, ngành nghề. Chỉ cần đảm bảo được các yếu tố bên dưới thì có thể làm nhân viên thu mua hàng. Chẳng hạn như:

• Am hiểu về công nghệ mua sắm trực tuyến, giải quyết tốt các vấn đề về đơn hàng, chứng từ và hợp đồng cùng các thủ tục liên quan.
• Có tư duy chiến lược tốt, ứng phó tình huống nhanh và nhạy bén với sự thay đổi của nhu cầu nguồn hàng trên thị trường.
• Giỏi về kỹ năng đàm phán và làm việc với nhà cung cấp.
• Am hiểu về quản lý tài chính để lên kế hoạch mua hàng, kiểm soát dòng tiền tốt giúp đẩy nhanh việc mua hàng.
• Chịu được áp lực công việc, làm việc được với tần suất công việc cao.
• Giỏi ít nhất 2 ngoại ngữ là tiếng Trung và tiếng Anh.

Chỉ cần đảm bảo được các tiêu chí trên thì bạn có thể trở thành chuyên viên mua hàng. Hoặc có thể tham gia thêm các khóa học về nhân viên thu mua để có thể nhận chứng chỉ và tìm kiếm cơ hội việc làm lương cao trong lĩnh vực mua hàng nội địa và quốc tế.

Mục tiêu đào tạo 

Mục tiêu của đào tạo chuyên viên mua hàng là để quản lý chuỗi cung ứng và Logistics. Chuyên viên mua hàng sẽ hiểu được các yêu cầu và chức năng trong quản lý chuỗi cung ứng, mua hàng và hoàn thành tốt vai trò của mình.

Thông qua các khóa học này chuyên viên mua hàng sẽ biết các để thực hiện các bước cụ thể trong việc tìm kiếm nhà cung cấp, định vị danh mục hàng và đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng uy tín, biết cách đàm phán giá và tạo sự liền mạch cho nguồn hàng của doanh nghiệp.

Khóa đào tạo mua hàng cũng sẽ truyền đạt các kỹ năng mua hàng, đàm phán và tư duy chiến lược thông qua trải nghiệm thực hành để dễ dàng tiếp cận và hoàn thành tốt nhiệm vụ mua hàng khi làm việc tại các công ty thực tế.

Nội dung đào tạo

Để trở thành chuyên viên mua hàng chuyên nghiệp sẽ cần học các nội dung như:

• Nghiệp vụ ngoại thương: điều kiện mua hàng quốc tế, cách thức mua, hợp đồng ngoại thương…
• Học về các nghiệp vụ thanh toán quốc tế để xử lý nhanh các đơn hàng quốc tế.
• Học về bộ chứng từ nhập khẩu, quy trình và các thủ tục liên quan.
• Tiếp cận với các nghiệp vụ mua hàng nội địa và quốc tế.
• Học cách liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá, đàm phán giá, yêu cầu về nguồn hàng.
• Xây dựng được các tiêu chí quản lý, nguồn hàng, quản lý đơn hàng một cách toàn diện với quy mô của một dự án, bao gồm các rủi ro có thể gặp phải và cách giải quyết.

Chúc bạn sớm trở thành một chuyên viên mua hàng giỏi, có thu nhập cao và tìm được môi trường làm việc chuyên nghiệp tại các doanh nghiệp trong nước và quốc tế!